فصل ششم: ساخت لیست‌های حرفه‌ای در شیرپوینت (Custom Lists) — ستون‌ها، فرمول‌ها، Validation و Viewها 

کلمات کلیدی اصلی: ساخت لیست شیرپوینت، Custom List شیرپوینت، ستون‌های لیست
LSI: List, Column, Metadata, View, Validation, Formula, Workflow, SharePoint

مقدمه

لیست‌ها (Lists) در شیرپوینت برای ذخیره داده‌های ساختاریافته استفاده می‌شوند و تقریباً هر فرم یا فرآیند سازمانی روی آن‌ها ساخته می‌شود.
در این فصل یاد می‌گیریم چگونه یک لیست حرفه‌ای با ستون‌های مناسب، Validation، فرمول‌ها و Viewهای سفارشی بسازیم.

۱. ایجاد لیست جدید در شیرپوینت

گام‌های ساخت لیست:

1. ورود به سایت SharePoint

2. انتخاب New → List

3. انتخاب Blank List یا استفاده از Template آماده

4. تعیین نام و توضیحات لیست

5. انتخاب Create

نکته SEO:

• نام لیست کوتاه و گویا باشد

• توضیح لیست شامل کلمات کلیدی مرتبط باشد

۲. انواع ستون‌ها در لیست

لیست‌ها قابلیت ایجاد ستون‌های متنوع دارند که برای مدیریت داده حیاتی هستند:

۳. فرمول‌ها و Calculated Columns

با ستون‌های محاسباتی می‌توان داده‌ها را پردازش کرد:

مثال‌ها:

• محاسبه تعداد روز مرخصی:
  =DATEDIF([Start Date],[End Date],"d")

• تعیین وضعیت:
  =IF([Status]="Approved","فعال","غیر فعال")

مزایا:

• محاسبه خودکار داده‌ها

• استفاده در Viewها و گزارش‌ها

• جلوگیری از خطای انسانی

۴. Validation و محدودیت‌ها

Validation برای اطمینان از ورود داده صحیح استفاده می‌شود.

مثال:

• تاریخ پایان نباید قبل از تاریخ شروع باشد:
  =[End Date]>=[Start Date]

• عدد مرخصی نباید منفی باشد:
  =[Days Requested]>=0

نکته:

Validation به کاهش خطای کاربر کمک می‌کند و داده‌ها را قابل اعتماد می‌کند.

۵. ساخت Viewهای حرفه‌ای

Viewها امکان نمایش داده‌ها به شکل سفارشی دارند:

انواع View:

• Standard View: نمایش لیست به شکل جدول

• Calendar View: نمایش بر اساس تاریخ

• Datasheet View: ویرایش سریع شبیه Excel

• Gallery View: نمایش بصری

فیلتر و گروه‌بندی:

• فیلتر: فقط نمایش داده‌های مورد نیاز

• Group By: دسته‌بندی بر اساس ستون

• Sort: مرتب‌سازی بر اساس نیاز

۶. اتصال لیست به Workflow و اتوماسیون

با Power Automate می‌توان Workflow حرفه‌ای برای لیست ساخت:

مثال Workflow:

• وقتی درخواست مرخصی اضافه شد → ایمیل به مدیر → تایید یا رد → وضعیت تغییر کند

• یادآوری خودکار برای درخواست‌های تایید نشده

• ثبت Task برای مسئول بررسی

۷. نکات حرفه‌ای برای ساخت لیست‌ها

1. همیشه Metadata و ستون‌ها را درست طراحی کنید

2. از Content Type برای استانداردسازی استفاده کنید

3. Validation برای اطمینان از داده‌ها

4. Viewهای سفارشی برای هر گروه کاربری

5. اتصال به Workflow برای اتوماسیون

6. استفاده از Lookup برای جلوگیری از تکرار داده‌ها

7. استفاده از Calculated Column برای محاسبات خودکار

• Validation: End Date >= Start Date

• View: نمایش درخواست‌های Pending اول

• Workflow: اطلاع‌رسانی خودکار به مدیر

 جمع‌بندی فصل ششم

در این فصل یاد گرفتید:

• چگونه یک Custom List بسازید

• انواع ستون‌ها و کاربرد هر کدام

• فرمول‌ها و Calculated Column برای محاسبات خودکار

• Validation برای اطمینان از داده‌ها

• ساخت Viewهای حرفه‌ای

• اتصال لیست به Workflow و اتوماسیون

این فصل پایه‌ای برای ساخت فرم‌ها و فرآیندهای حرفه‌ای در شیرپوینت است.